Im Betreff der E-Mail muss die Betriebsnummer des Absenders stehen. Vor Annahme der E-Mail wird immer geprüft, ob der Betreff eine genau achtstellige Nummer enthält. Ist diese Nummer nicht korrekt, so wird die Annahme Ihrer E-Mail verweigert.

Mögliche Ursachen:
Die Betriebsnummer fehlt oder ist nicht acht Stellen lang. Eventuell sind in Ihrem Programm Ihre eigenen Stammdaten nicht richtig eingepflegt worden.

Was ist zu tun:
Überprüfen Sie die Stammdaten in Ihrem Abrechnungsprogramm. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an den Hersteller Ihres Programms.

Korrigieren Sie die Stammdaten gegebenenfalls in Ihrem System und erzeugen Sie die Daten erneut. Versenden Sie Ihre Daten in einer neuen E-Mail noch einmal. Verwenden Sie als Dateinummer diejenige der als letztes erfolgreich verarbeiteten Datei und erhöhen Sie diese um Eins.

Die als Anhänge übermittelten Dateien müssen ohne Dateinamenerweiterungen genau acht Zeichen lang sein. Die Namen müssen stets mit dem Kürzel EBNA0 für Betragsnachweise bzw. EDUA0 für Sozialversicherungsmeldungen beginnen. Dadurch ist festgelegt, wie mit den Daten der Nutzdatei zu verfahren ist. Ergänzt werden muss dieses Kürzel um eine dreistellige Ziffernfolge, welche bei Auftragsdatei und Nutzdatei identisch sein muss. Die Dateianhänge könnten z.B. wie folgt heißen: EBNA0001.auf + EBNA0001 für Beitragsnachweise oder EDUA0001.auf + EDUA0001 für Sozialversicherungsmeldungen. Entsprechen die Namen nicht diesem Muster, dann erfolgt eine Ablehnung.

Mögliche Ursachen:
Wenn Sie keine manuellen Änderungen an den von Ihrem Abrechnungsprogramm erstellten Dateien vorgenommen haben, liegt vermutlich ein Fehler in Ihrem Abrechnungsprogramm oder Ihrem Mailprogramm vor. In einigen Fällen kann es vorgekommen, dass Virenprüfprogramme die anhängenden Dateien umbenennen.

Was ist zu tun:
Falls die Dateien von Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm nicht richtig erzeugt werden, wenden Sie sich bitte an den Ersteller des Entgeltabrechnungsprogramms oder lassen Sie Ihren Mailversand prüfen. Wiederholen Sie den Versand mit den neu erstellten Dateien als Anhang.
Bitte prüfen Sie beim Ersteller Ihres Virenprüfprogrammes, ob ein Update auf Ihrem Rechner installiert werden muss.

Der Auftragssatz wird zur Steuerung der Verarbeitung der Nutzdaten benötigt. Das Format und die Länge von 348 Byte sind festgelegt. Im Normalfall erzeugt das Lohnprogramm das richtige Format.

Mögliche Ursachen:
Virenscanner verfälschen den Auftragssatz und fügen weitere Zeilen an oder das Lohnprogramm arbeitet fehlerhaft.

Was ist zu tun:
Aktualisieren Sie Ihr Virenprogramm oder sprechen Sie mit dem Hersteller.   

Die BITMARCK SERVICE GMBH nimmt nur Daten an, für die sie auch als Empfänger angegeben ist. Ist an der vorgesehenen Stelle in der Auftragsdatei die Betriebsnummer der BITMARCK SERVICE GMBH nicht aufgeführt, erhalten Sie eine Ablehnung. Die Betriebsnummer der BITMARCK SERVICE GMBH lautet: 35382142.

Mögliche Ursachen:
Meist sind in diesem Fall die Stammdaten Ihres Programms zur Erstellung der Meldedaten nicht richtig eingepflegt. Es kann sein, dass bei einer anderen Kasse die E-Mail-Anschrift der BITMARCK SERVICE GMBH hinterlegt ist.

Was ist zu tun:
Vergewissern Sie sich, dass die Stammdaten in Ihrem Abrechnungsprogramm richtig hinterlegt sind. Bei Fragen zur Einstellung Ihres Abrechnungsprogramms wenden Sie sich bitte an den Hersteller.

Korrigieren Sie die Stammdaten in Ihrem System, erzeugen Sie erneut die Meldedaten und senden Sie die modifizierten Dateien erneut zu. Falls es Probleme mit der Dateinummernfolge gibt, rufen Sie unsere Hotline 0201/179-1469 an. 

• Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise wurden zusammen in einer E-Mail versendet.
• Zusätzliche Anhänge können auch durch Virenscanner oder durch die Nutzung der Mail-Option „Briefpapier“ automatisch angehangen werden.

Mögliche Ursachen:

01. Keine Anhänge

Bei der Übermittlung von Meldedaten werden pro empfangener E-Mail genau zwei Anhänge erwartet (Auftragsdatei und Nutzdatei). Enthält eine E-Mail gar keine Anhänge, so wird diese abgelehnt.

Mögliche Ursachen:
Die häufigste Ursache für diese Fehlermeldung ist, dass Sie, anstatt Meldedaten eine andere E-Mail-Mitteilung an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet haben.

Was ist zu tun:
Wenn Sie der BITMARCK SERVICE GMBH eine Mitteilung senden möchten, benutzen Sie bitte hierzu die E-Mail-Adresse dav@bitmarck.de; Meldedaten bitte nur an die E-Mail-Adresse ag@bitmarck-daten.de.

TIPP:
Vermeiden Sie WINMAIL.DAT-Anhänge in Outlook

Häufig erreichen Ihre Nachrichten einzelne Empfänger mit einem Anhang "WINMAIL.DAT", mit dem die Empfänger nichts anfangen können. Das geschieht immer dann, wenn die Empfänger nicht mit Outlook arbeiten und wenn Sie die Nachricht im RTF-Format verschickt haben. Generell empfiehlt es sich, E-Mails immer als reinen Text zu verschicken. Dieses Format kann jeder E-Mail-Client problemlos interpretieren und es ist unkritisch im Hinblick auf Viren. Um in Outlook für alle ausgehenden Nachrichten das Textformat einzustellen, wählen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN an und wechseln als erstes auf die Registerkarte E-MAIL-FORMAT. Dann stellen Sie in der Dropdown-Liste SENDEN IM NACHRICHTENFORMAT bzw. VERFASSEN IM NACHRICHTENFORMAT (ab Outlook 2002) "Nur-Text" ein. In Outlook 97/98 ist damit automatisch der Einsatz von Word als E-Mail-Editor ausgeschlossen. Da es im Textformat ohnehin keine Formatierungsoptionen gibt, lässt sich das aber verschmerzen. 

02. Zu wenige Anhänge

Zu einer ordnungsgemäßen Übermittlung von Meldedaten werden immer zwei Dateianhänge benötigt:
1. eine Auftragsdatei & 2. eine Nutzdatei
Eine dieser Dateien allein ist unbrauchbar und enthält keinerlei verwertbare Information. Die Dateianhänge könnten z.B. wie folgt heißen:
EBNA0001.auf + EBNA0001 für Beitragsnachweise oder
EDUA0001.auf + EDUA0001 für Sozialversicherungsmeldungen.

Mögliche Ursachen:
Es kann ein Fehler im Abrechnungsprogramm vorliegen oder es wurden keine Meldedaten übermittelt.

Was ist zu tun:
Wiederholen Sie die Datenübermittlung und stellen sicher, dass beide Anhänge enthalten sind. Die laufende Dateinummer sollte dabei nicht erhöht werden. Prüfen Sie nach dem Senden die Anhänge. Sollte der Fehler weiterhin auftreten, wenden Sie sich bitte an den Hersteller Ihrer Lohnabrechnungssoftware. 

03. Falsche Dateinamen

Die als Anhänge übermittelten Dateien müssen ohne Dateinamenerweiterungen genau acht Zeichen lang sein. Die Namen müssen stets mit dem Kürzel EBNA0 für Betragsnachweise bzw. EDUA0 für Sozialversicherungsmeldungen beginnen. Dadurch ist festgelegt, wie mit den Daten der Nutzdatei zu verfahren ist Ergänzt werden muss dieses Kürzel um eine dreistellige Ziffernfolge, welche bei Auftragsdatei und Nutzdatei identisch sein muss. Die Dateianhänge könnten z.B. wie folgt heißen: EBNA0001.auf + EBNA0001 für Beitragsnachweise oder EDUA0001.auf + EDUA0001 für Sozialversicherungsmeldungen. Entsprechen die Namen nicht diesem Muster, dann erfolgt eine Ablehnung.

Mögliche Ursachen:
Wenn Sie keine manuellen Änderungen an den von Ihrem Abrechnungsprogramm erstellten Dateien vorgenommen haben, liegt vermutlich ein Fehler in Ihrem Abrechnungsprogramm oder Ihrem Mailprogramm vor. In einigen Fällen kann es vorgekommen, dass Virenprüfprogramme die anhängenden Dateien umbenennen.

Was ist zu tun:
Falls die Dateien von Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm nicht richtig erzeugt werden, wenden Sie sich bitte an den Ersteller des Entgeltabrechnungsprogramms oder lassen Sie Ihren Mailversand prüfen. Wiederholen Sie den Versand mit den neu erstellten Dateien als Anhang. Bitte prüfen Sie beim Ersteller Ihres Virenprüfprogrammes, ob ein Update auf Ihrem Rechner installiert werden muss.