Arbeitgeber müssen Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise an die Krankenkassen übermitteln, bei denen die Beschäftigten versichert sind. Seit dem 01.01.2006 sieht der Gesetzgeber hierfür ausschließlich den Weg über den elektronischen Datenaustausch vor.

Damit Daten der Arbeitgeber nicht an jede Krankenkasse einzeln übermittelt werden müssen, werden sie gebündelt und an die Annahmestellen der Krankenkassen gesandt. Diese Annahmestellen leiten dann die Daten an die einzelnen Krankenkassen weiter. Es gibt verschiedene Annahmestellen, die jeweils für eine bestimmte Gruppe von Krankenkassen zuständig sind.

Die BITMARCK SERVICE GMBH nimmt die Daten für die Betriebskrankenkassen als Annahmestelle entgegen, prüft sie, teilt sie auf die unterschiedlichen Betriebskrankenkassen auf und leitet sie weiter.

Für Sie als Arbeitgeber besteht der Vorteil darin, dass Sie, bezogen auf die Betriebskrankenkassen, nur mit der BITMARCK SERVICE GMBH Daten austauschen müssen und nicht mit der Vielzahl verschiedener Kassen. Ihre Arbeitsabläufe werden auf diese Weise effizienter. Die sofortige Prüfung durch die BITMARCK SERVICE GMBH sorgt für eine schnelle Rückmeldung. Die Betriebskrankenkassen bekommen die Meldedaten von der BITMARCK SERVICE GMBH gebündelt und in bereits vorgeprüfter Weise zugestellt.

Haben Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter, die bei verschiedenen Krankenkassen versichert sind, die durch verschiedene Annahmestellen am Datenaustausch vertreten werden (z.B. einige bei Betriebskrankenkassen, andere bei der AOK, wieder andere bei einer AOK eines anderen Landes etc.), so ist es notwendig, dass Sie eine Datenübermittlung an jede jeweils zuständige Annahmestelle durchführen. An die BITMARCK SERVICE GMBH übermitteln Sie nur Daten für Versicherte von Betriebskrankenkassen.

Die Erstellung der Daten übernimmt Ihr jeweiliges Entgeltabrechnungsprogramm,  ggf. mit einer speziellen Zusatzsoftware für die Verschlüsselung der Daten (z.B.  dakota). Diese Programme bereiten die elektronisch zu übermittelnden Daten in der Form auf, dass sie beim Empfänger automatisiert verarbeitet werden können. Alternativ dazu gibt es auch elektronische Ausfüllhilfen, mit denen man losgelöst vom Entgeltabrechnungsprogramm, eine Datenerfassung und Aufbereitung für den elektronischen Datenversand durchführen kann. Eine zugelassene Ausfüllhilfe stellt das Programm sv.net dar, das auch über das Internet bedient werden kann; Informationen erhalten Sie unter  www.itsg.de.

Wenn Sie zu der Bedienung und der Verfahrensweise dieser Programme Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren jeweiligen Software-Ersteller. Der BKK Bundesverband kann hierzu keine Auskünfte erteilen.

Die Angaben zu Ihren Arbeitnehmern sind sensible personenbezogene Daten, die nur verschlüsselt übertragen werden dürfen. Bei der Verschlüsselung wird aus einem lesbaren Text durch Anwendung eines mathematischen Algorithmus eine unlesbare Zeichenfolge. Der Algorithmus verwendet dazu einen sog. Schlüssel. Beim Datenaustausch sind die Schlüssel zur Ver- und Entschlüsselung unterschiedlich. Hat der Absender die zu übermittelnden Informationen mit seinem (öffentlichen) Schlüssel unlesbar gemacht, so kann nur noch der Empfänger diesen Text wieder in Klartext zurückwandeln. Hierzu ist ein spezieller, zu dem öffentlichen Schlüssel passender geheimer und privater Schlüssel notwendig, der nur dem Empfänger bekannt ist.

Für jeden, der an dem Datenaustausch teilnimmt und Meldedaten per E-Mail versenden möchte, muss ein Schlüsselpaar (öffentlicher und privater Schlüssel) in einem Zertifizierungsprozess bereitgestellt werden. Dieses Schlüsselpaar (bzw. das Zertifikat) ist für jeden Teilnehmer am Datenaustauschverfahren individuell und muss bei einem Trust-Center beantragt werden. Für die gesetzliche Krankenversicherung stellt die ITSG ein Trust-Center bereit. Die ITSG gewährleistet die Zertifizierung und Verwaltung von authentischen öffentlichen Schlüsseln. Für alle bei der ITSG zertifizierten Arbeitgeber hat die BITMARCK SERVICE GMBH den jeweils passenden Schlüssel, um die Nachricht zu entschlüsseln und somit lesbar zu machen. Details finden Sie unter  www.itsg.de.

Um den jeweils passenden Schlüssel zu identifizieren, benötigt die BITMARCK SERVICE GMBH eine Mindestmenge an Informationen innerhalb der übermittelten Meldungen. So muss der BITMARCK SERVICE GMBH unter anderem mitgeteilt werden, wer der Absender der Daten ist und ob es sich um Sozialversicherungsmeldungen oder um Beitragsnachweise handelt. Diese Informationen werden zusätzlich zu den Daten unverschlüsselt übermittelt, da sie die Grundlage für die Identifikation des geeigneten Schlüssels zur Entschlüsselung der übrigen Daten bilden.

Eine vollständige Datenlieferung besteht somit aus drei Bestandteilen. Den ersten Bestandteil bildet die eigentliche E-Mail. Diese enthält Informationen zur Zuordnung der Lieferung an den Absender und zwei Dateianhänge, welche die Nutzdaten und den Auftragssatz enthalten.

1. Auftragssatz

 Der Auftragssatz hat folgende Inhalte:

• Routing-Informationen, z.B. die Betriebsnummern von Absender und Empfänger (Annahmestelle BKK)
• Art der Nutzdatendatei, z. B. Beitragsnachweise oder DEÜV-Meldungen
• Steuerinformationen zur Art der Verschlüsselung
• Weitere allgemeine und technische Informationen. Er wird generell unverschlüsselt übertragen.

2. Nutzdatei

Diese Datei enthält personenbezogene Daten von Beitragsnachweisen oder Sozialversicherungsmeldungen und muss daher auch verschlüsselt übertragen werden.

Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen dürfen weder in einer Nutzdatei, noch zusammen in einer E-Mail übergeben werden. Diese unterschiedlichen Meldungstypen müssen strikt getrennt in zwei eigenständigen E-Mails an die BITMARCK SERVICE GMBH gesendet werden.

Senden Sie bitte alle Daten nur an die dafür vorgesehene Adresse. Sobald Ihre E-Mail die BITMARCK SERVICE GMBH über die Adresse  ag@bkk-bv.de erreicht, vergibt die automatische E-Mailannahme eine eindeutige Auftragsnummer (Kennzeichen) für Ihren Vorgang. Bei allen Rückmeldungen ist diese Nummer stets anzugeben. Ebenso ist die Absender-Betriebsnummer wichtig.

Senden Sie bitte keine anderen E-Mails, z.B. für Nachfragen, an diese Adresse. Sie ist ausschließlich für den elektronischen Datenaustausch vorgesehen. Schriftliche Mitteilungen senden Sie bitte unter Angabe Ihrer 8-stelligen Absender-Betriebsnummer an folgende Adresse: zds@bitmarck.de rz-meldewesen@bkk-bv.de.

Sobald die BITMARCK SERVICE GMBH eine E-Mail von Ihnen bekommt, wird ein Kennzeichen vergeben. Über das Kennzeichen kann die gesendete E-Mail identifiziert werden.
„Die angefügten Dateien werden unter dem Kennzeichen 060002067349 in unserer Organisation geführt.“

Nach der Vergabe der Auftragsnummer wird in einem ersten Schritt der Aufbau der E-Mail und der Dateianhänge geprüft. Wenn dies ohne Beanstandungen abläuft, erhalten Sie eine Annahmebestätigung, in anderen Fällen eine Ablehnung. Die Rückmeldung erfolgt als E-Mail grundsätzlich von der Absenderadresse  dtabkk-info@bkk-bv.de.

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