Zu jeder übermittelten Datei erhalten Sie ein Verarbeitungsprotokoll von der BITMARCK SERVICE GMBH. Hierbei ist die häufigste Form die Mitteilung, dass die übermittelte Datei fehlerfrei verarbeitet wurde und die darin enthaltenen Meldungen / Beitragsnachweise an die entsprechenden Krankenkassen weitergeleitet wurden.

Oftmals kommt es jedoch vor, dass ein oder mehrere Datensätze einer Datei fehlerhaft sind. Diese Situation wirft bei den Absendern der betroffenen Dateien die häufigsten Fragen auf. Die nachstehenden Erläuterungen sollen Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen helfen.

Meldungen

Zusammen mit einem Anschreiben erhalten Sie zu jeder fehlerhaften Meldung eine zweiseitige Anlage (Seitennummerierung z.B. 2 und 2A). Die erste Seite der Anlage (z.B. Seite 2 ) enthält die Stamminformationen der Meldung sowie die entsprechende Fehlermeldung. Auf der zweiten Seite (z.B. Seite 2A) ersehen Sie alle weiteren Daten der fehlerhaften Meldung wie z.B. Beginn und Ende des Meldezeitraums, Entgelt, Name- und Anschriften-Informationen usw. Der Umfang und Inhalt dieser Daten richtet sich nach der Art der Meldung. Eine Jahresmeldung enthält z.B. nicht den Namen und die Anschrift des Arbeitnehmers.

Insbesondere bei Meldungen, die keine Informationen über Namen und Anschrift enthalten, müssen zur Identifizierung des Mitarbeiters andere Kriterien herangezogen werden. Dies sind im Regelfall die Versicherungsnummer (Stellen = 064-075 des Datensatzes DSME, Name = VSNR) sowie das Aktenzeichen des Beschäftigungsbetriebs (Stellen = 093-112 des Datensatzes DSME, Name = AZ-VU). Das Aktenzeichen enthält zumeist die Personalnummer über die eine Identifizierung problemlos möglich ist.

Beitragsnachweise

Zusammen mit einem Anschreiben erhalten Sie zu jedem fehlerhaften Beitragsnachweis eine zweiseitige Anlage (Seitennummerierung z.B. 2 und 2A. Probleme bei der Zuordnung können in der Regel nur auftreten, wenn der Empfänger (Betriebsnummer der Krankenkasse, Stellen 025-039) falsch angegeben wurde. In diesen Fällen müssen zur Identifizierung andere Kriterien (z.B. Zahlbetrag/Guthaben, Stellen 339-349) herangezogen werden.

Fehlerbehebung

Bei allen fehlerhaften Meldungen/Beitragsnachweisen müssen Sie unbedingt die Fehlerursache beheben und uns die korrigierten Daten erneut übermitteln. Sollte eine erneute Übermittlung nicht möglich sein, können Sie die entsprechenden Meldungen/Beitragsnachweise auch per sv.net/classic oder sv.net/online erfassen und versenden.

Bitte beachten Sie bei Beitragsnachweisen unbedingt die Fälligkeit, um Beitragsschätzungen zu vermeiden.

Unabhängig davon, dass sich fehlerhafte Daten in einer Datei befinden, werden die korrekten Meldungen/Beitragsnachweise unverzüglich an die entsprechenden Betriebskrankenkassen weitergeleitet.

Ausführliche Informationen sowie Hinweise zur Behebung der häufigsten Fehler finden Sie hier.

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